Si alguna vez has sido empleador o empleado en Estados Unidos, es probable que hayas completado o al menos visto un formulario W-2. Eso se debe a que este formulario es utilizado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) para ayudar a estimar la retención de impuestos. Si ganaste salarios o compensación tributable por más de $600, deberías recibir un W-2. Los empleadores están obligados a enviarlos, ya sea por correo o electrónicamente, para el 31 de enero del año en que vencen los impuestos.
El IRS se refiere al Formulario W-2 como el Estado de Salarios e Impuestos. Este documento resume tus ingresos para el año fiscal y rastrea los impuestos sobre la renta, el Seguro Social y de Medicare que se retuvieron. Debido a que un W-2 registra la cantidad de impuestos que ya has pagado, es un documento importante para completar tu declaración de impuestos federales. Además de informar cuánto retenía tu empleador en impuestos sobre la nómina, a veces llamados impuestos FICA, tu W-2 proporciona información fiscal sobre otras compensaciones como el seguro de salud proporcionado por el empleador, las contribuciones al plan de jubilación y de ahorro de salud, beneficios por cuidado de dependientes y más.
Tu empleador debe enviarte a ti y al IRS un formulario W-2 con fines fiscales. Los empleadores que tengan 10 o más Formularios W-2 están obligados a presentar declaraciones de información electrónicamente al IRS. Puedes escuchar un lenguaje confuso sobre la Copia A, B y C del formulario W-2, pero esto se refiere simplemente a duplicados del mismo formulario. La Copia A es para que tu empleador la envíe al IRS, la Copia B es para que la presentes junto con tu declaración de impuestos, y la Copia C es información fiscal para tus registros. También puede incluirse una Copia 2 de tu formulario W-2 y reflejará cualquier impuesto estatal, municipal o local retenido. Los empleadores también son responsables de presentar un Formulario W-3 para cada uno de sus empleados que tengan un W-2 con la Administración del Seguro Social (SSA) para determinar los impuestos y beneficios del Seguro Social. Aunque tu empleador presenta un W-2 asociado con tu número de Seguro Social al IRS, tú también eres responsable de incluir una copia con tu declaración de impuestos individual.
Si hay un error en tu W-2, como un monto incorrecto o un nombre mal escrito, señala el error a tu empleador y solicita un formulario corregido. Puede llevar tiempo y ser un problema, pero si implica una cantidad significativa o un error importante, el IRS podría imponer una multa a tu empleador. Vale la pena esperar el formulario corregido por tu propia tranquilidad. Si los ingresos tributables en tu declaración federal o estatal no coinciden con lo que aparece en tu Formulario W-2, podría desencadenar una auditoría del IRS. El IRS tiene instrucciones para completar un formulario suplementario en caso de que no recibas tu W-2 corregido antes de la fecha límite de presentación de impuestos. Si las retenciones de tu W-2 fueron mayores que tu obligación tributaria del año, el IRS te emitirá un reembolso. Pero si no quieres esperar hasta la temporada de impuestos para recuperar tu propio dinero la próxima vez, trabaja con tu empleador para corregir y ajustar tus retenciones.
Tu empleador está obligado a enviar tu W-2 por correo antes del 31 de enero, pero eso no significa que lo recibirás para esa fecha. Espera hasta mediados de febrero antes de hacer un seguimiento, y verifica si tienes acceso a una copia en línea o a través de tu departamento de recursos humanos. Si no has recibido tu formulario W-2 para finales de febrero y tu empleador no ha respondido, puedes contactar al IRS al 800-829-1040. Ellos seguirán con tu empleador y te enviarán un formulario sustituto para que lo completes y puedas presentar tus impuestos.
¿Cuál es la diferencia entre un formulario de impuestos W-2 y un Formulario W-4? Los formularios W-2 y W-4 son fáciles de confundir, pero un W-2 es un formulario que completa tu empleador que reporta cuánto has ganado y la cantidad retenida para fines de impuestos federales y estatales. Un Formulario W-4 es uno que completas tú y que le dice a tu empleador cuánto impuesto retener. Un W-4, también referido por el IRS como Certificado de Retención del Empleado, le dice a la empresa o pequeño negocio para el que trabajas cuánto te gustaría que se retenga para impuestos, dependiendo de tu estado civil, cuántos hijos tienes y otra información.
Todos los empleados con salarios o compensaciones tributables por más de $600 deberían recibir un W-2. Algunos empleados incluso pueden recibir varios W-2 si trabajaron en más de un empleo durante el año calendario. La excepción a esta regla son los contribuyentes por cuenta propia, como contratistas independientes, trabajadores temporales o freelancers. A menos que se les defina como empleados estatutarios, estos trabajadores reciben un Formulario 1099 en lugar de un formulario W-2. Debido a que no tienen impuestos federales retenidos, estos contribuyentes pueden utilizar el 1099 para calcular sus ingresos imponibles y estimar cualquier obligación fiscal restante.